Albus

Albus es el portal estudiantil de extremo a extremo de Foris Suite. Centraliza todas las interacciones del estudiante con la institución en una sola plataforma: desde consultar su progreso académico e inscribirse en cursos, hasta gestionar sus finanzas, postular a becas y conocer el estado de sus evaluaciones. Sirve también como herramienta de trabajo para asesores académicos, staff administrativo y docentes, bajo un esquema unificado de permisos por rol.

El portal está diseñado desde su base para alto tráfico, con una arquitectura escalable que responde a los picos de demanda propios de los períodos de inscripción. Su interfaz es mobile-first y 100% responsiva, construida sobre el sistema de diseño propietario de Foris (Avocado UI).

¿Por qué Albus?

Las universidades enfrentan un problema estructural: sus sistemas de información estudiantil tradicionales fueron construidos para el backoffice administrativo, no para el estudiante. El resultado es una experiencia fragmentada — múltiples portales desconectados, trámites manuales, información inconsistente y una carga operativa que recae sobre el personal de la institución.

Albus invierte ese modelo. El estudiante se convierte en el actor principal, con capacidad de autogestión en cada etapa de su trayectoria académica. La institución reduce su carga operativa, mejora la calidad de su servicio y obtiene datos consolidados y en tiempo real sobre su población estudiantil.

Beneficios clave:

• Autogestión estudiantil que reduce la carga del personal administrativo
• Experiencia unificada en un solo portal para todos los momentos de la vida universitaria del estudiante
• Recomendaciones y alertas inteligentes que anticipan problemas antes de que ocurran
• Motor de reglas institucional altamente configurable sin necesidad de desarrollo a medida
• Integración nativa con los servicios financieros, académicos y de datos de la Foris Suite
• Asistentes de IA integrados para el estudiante, el asesor y el administrador
• Arquitectura diseñada para escalar en períodos de alta demanda

Avance Académico

Vista multidimensional del progreso del estudiante en el marco de sus programas activos. Es el centro de consciencia académica del alumno: le permite entender dónde está, qué le falta y qué decisiones tiene por delante.

Perspectivas del avance

El progreso se puede visualizar desde dos dimensiones complementarias:

• Por materias cursadas, con el detalle de evaluaciones y estado de aprobación por unidad
• Por competencias adquiridas, mostrando cómo las materias cursadas construyen las competencias del programa

Ambas dimensiones se pueden ordenar por período académico o por etapa del plan de estudios (semestres, requisitos obligatorios, electivos de programa, electivos transversales).

Elección de opciones de trayectoria

El módulo permite al alumno registrar decisiones académicas relevantes para su camino: elección de especialización, selección de áreas de interés para electivos, preferencias de horario. Estas elecciones alimentan la propuesta de inscripción inteligente, la caracterización de poblaciones y la gestión de cupos en Darwin.

Asistente de IA de Avance Académico

Integrado con la Suite de Agentes de Foris, el módulo incluye un asistente especializado entrenado sobre el diseño del programa del alumno y la normativa académica institucional. El asistente puede responder preguntas sobre el progreso, explicar requisitos y asesorar sobre las opciones de trayectoria disponibles en lenguaje natural.

Alertas y recomendaciones inteligentes (Metis)

El motor de reglas Metis evalúa el estado académico del alumno y genera alertas configurables por la institución, por ejemplo:

• Alerta de materia crítica en la trayectoria que podría retrasar el egreso estimado
• Recordatorio de elecciones de trayectoria pendientes
• Recomendación de curso electivo según la trayectoria actual del alumno

Datos que produce

• Cálculo detallado de avance por curso, competencia, requisito y etapa del programa
• Indicadores generales configurables: créditos acumulados, semestre de avance, promedios
• Elecciones de trayectoria del alumno, disponibles para otros módulos y sistemas externos vía API

Inscripción de Cursos

Portal de autogestión para la inscripción del estudiante en cursos-secciones. Diseñado para alto tráfico con una arquitectura escalable que soporta los picos de demanda de los períodos de registro. Integra recomendación inteligente de horarios, validación de reglas académicas y gestión completa del flujo de pago.

Recomendación inteligente de inscripción (Metis)

El motor Metis genera una propuesta personalizada de cursos y secciones para cada alumno, considerando:

• Su progreso académico actual y requisitos pendientes de la malla
• La oferta académica disponible (secciones, horarios, cupos)
• Las preferencias de trayectoria registradas por el alumno
• Las restricciones de horario e incompatibilidades

El alumno puede aceptar la propuesta, ajustarla o construir su inscripción manualmente. En todos los casos, la navegación de la oferta está integrada con la malla curricular, mostrando el impacto de cada elección sobre el progreso académico.

Validación de reglas de integridad académica (Metis)

Antes de confirmar cualquier inscripción, el motor de reglas valida en tiempo real:

• Cumplimiento de prerrequisitos y correquisitos
• Carga académica máxima permitida
• Disponibilidad de cupos en la sección
• Bloqueos de acceso general o a cursos/grupos específicos configurados por la institución
• Restricciones de turno por cohorte o programa

Gestión de pagos e integración financiera

El módulo gestiona el flujo completo de pago de la inscripción:

• Cálculo del costo de la inscripción en base a las reglas de cobro del Financial Hub (por créditos, por cursos, por programa)
• Integración con portales de pago en línea
• Registro de facturación y pagos en el Financial Hub para conciliación
• Generación de comprobantes de pago

Configuración de turnos y acceso

La institución puede configurar períodos de inscripción diferenciados por cohorte, programa o segmento de estudiantes, con reglas de apertura y cierre automático, gestión de colas para alta concurrencia y control de cupos en tiempo real.

Comunicaciones automatizadas

El módulo envía notificaciones configurables en cada hito del proceso: confirmación de inscripción, recordatorios de pago, alertas de cambios en disponibilidad y comunicaciones personalizadas según el estado del estudiante.

Registro de Programas

Gestión y autoservicio del registro del estudiante en un programa-período académico. Administra la relación formal del alumno con su programa a lo largo de su trayectoria universitaria.

Autoservicio del estudiante

• Consulta de condiciones y estado de sus programas inscritos
• Historial de registros de períodos anteriores
• Solicitud de cambios de programa (con flujo de autorizaciones)
• Selección de decisiones clave dentro del programa (especialización, modalidad, etc.)
• Vista integrada de su progreso académico y estado financiero por programa

Gestión de backoffice

• Administración del registro del estudiante por período: configuración de cohorte, bloqueos de inscripción y propiedades del registro
• Gestión del flujo de autorización de cambios de programa

Procesos masivos

• Creación masiva de registros al abrir un nuevo período, en base a reglas y condiciones configurables
• Carga masiva de registros desde archivo
• Integración con CRM y sistema de admisión para la creación automática de registros de estudiantes nuevos
• Habilitación condicional de la inscripción de cursos en base al estado del registro del estudiante

Evaluaciones

Módulo de registro, cálculo y seguimiento de evaluaciones parciales y finales. Se enfoca en el detalle granular de las calificaciones y el cierre de unidades académicas, alimentando el panorama general del progreso académico.

Gestión de evaluaciones

Soporta múltiples modalidades de carga de calificaciones:

• Carga manual por el asesor o el docente
• Carga masiva desde archivos planos
• Integración con el LMS para obtención de evaluaciones parciales y/o finales

Las fuentes pueden combinarse: por ejemplo, obtener parciales desde el LMS y calcular la nota final de manera local con reglas propias de la institución.

Cálculo de notas finales y estados de cierre (Metis)

El motor Metis calcula automáticamente la nota final y el estado de cierre de cada unidad académica (aprobado, reprobado, convalidado) según las reglas de ponderación configuradas por la institución. Los cálculos automáticos pueden ser sobreescritos manualmente cuando sea necesario, con trazabilidad de la modificación.

Gestión de acreditaciones y convalidaciones

El módulo permite gestionar las solicitudes de acreditación de materias, competencias y proyectos:

• Acreditación por convalidación (exámenes, transferencias)
• Acreditaciones especiales con flujo de autorización
• Carga manual individual o masiva por el asesor académico

Integración con LMS

La integración es configurable por fuente: el sistema puede obtener evaluaciones parciales del LMS, evaluaciones finales, o ambas, procesando cada flujo de manera independiente antes de calcular el estado definitivo.

Datos que produce

• Evaluaciones detalladas por unidad académica con historial completo
• Estados de cierre (aprobado/reprobado/convalidado) consumidos por el módulo de Avance Académico
• Acreditaciones con trazabilidad de cambios, autorizaciones y modificaciones manuales
• Reportes de auditoría académica disponibles vía API

Finanzas del Estudiante

Portal de autogestión financiera del alumno, integrado con el Financial Hub como fuente de verdad de todas las transacciones y reglas de cobro de la institución.

Dashboard financiero del alumno

• Situación financiera consolidada: cuentas por cobrar, últimos pagos, deuda total, saldos y advertencias
• Pago de servicios académicos: colegiatura, matrícula de programas y otros servicios institucionales
• Selección de forma de pago y gestión de cuotas en caso de pago en parcialidades

Reglas de cobro configurables

El cálculo de los montos a cobrar se basa íntegramente en las reglas configuradas en el Financial Hub: por programa, por período, por créditos inscritos, por perfil del estudiante o por combinación de estos criterios. Los cambios en las reglas se reflejan automáticamente en el portal del alumno sin intervención técnica.

Relación con Financial Hub

• Los cobros y pagos realizados en el portal quedan registrados en el Financial Hub para conciliación y control
• Las formas de pago disponibles y sus condiciones se configuran centralmente en el Financial Hub
• El Financial Hub es la fuente de verdad contable; Albus es el portal de cara al estudiante

Apoyos Económicos

Módulo de autogestión de becas y apoyos económicos para el estudiante, con herramientas de backoffice para asesores y administradores.

Autogestión del alumno

• Consulta de becas y apoyos económicos disponibles para su perfil
• Postulación a becas con seguimiento del estado de la solicitud
• Visualización de apoyos adjudicados y su impacto en el saldo financiero

Gestión por asesores y backoffice

• Visualización y gestión de las becas y apoyos del alumno desde la vista del asesor
• Flujos configurables de autorización para la aprobación de apoyos
• Integración con el módulo de Finanzas del Estudiante: los apoyos adjudicados se reflejan automáticamente en el estado financiero del alumno
• Integración con el backbone de finanzas académicas del Financial Hub

Perfil del Estudiante

Ficha institucional del alumno y centro de información personal y académica.

Funcionalidades

• Gestión por el alumno de su información personal y datos de contacto
• Consulta y actualización de información académica
• Dashboard simplificado de la situación académica general
• Centro de notificaciones: notificaciones automáticas generadas por el motor de reglas y comunicaciones manuales del personal
• Vista de asesor académico con acceso controlado por permisos a la información del alumno

Plataforma y Arquitectura del Portal

Albus es más que la suma de sus módulos. El portal está construido sobre una capa de servicios transversales que potencian cada funcionalidad y garantizan que la experiencia sea coherente, segura y escalable.

Motor de reglas Metis

Metis es el motor de reglas y recomendaciones que articula toda la lógica de negocio de Albus. Permite a la institución configurar, en un lenguaje altamente flexible, el comportamiento del sistema en cada módulo:

• Reglas de elegibilidad de cursos, bloqueos de inscripción y carga académica
• Cálculo de avance académico, notas finales y estados de cierre
• Generación de alertas personalizadas por perfil del estudiante
• Recomendaciones de trayectoria e inscripción
• Reglas de cobro y habilitación de acceso al portal

La configuración de reglas no requiere desarrollo a medida. Los cambios se realizan desde la interfaz de configuración del Process Platform de Foris y se activan de inmediato.

Suite de Agentes de IA

Albus está integrado con la Suite de Agentes de Foris, que aporta asistentes de IA especializados integrados directamente en los módulos del portal:

• Asistente de Avance Académico: responde preguntas sobre el programa, explica requisitos y orienta al alumno en la toma de decisiones
• Soporte automatizado para consultas frecuentes del estudiante
• Análisis predictivo del rendimiento estudiantil como insumo para el asesoramiento académico

Integración con la Foris Suite

Albus se integra nativamente con todos los servicios centrales de la Suite:

Arquitectura de alto rendimiento

El portal está diseñado para operar con alta concurrencia durante los picos de inscripción:

• Arquitectura cloud-native con autoescalado
• Procesamiento asíncrono para operaciones masivas
• Optimización específica para los patrones de tráfico de los períodos de registro

Usuarios del Portal

Albus sirve a múltiples perfiles dentro de la institución bajo un mismo sistema de acceso y permisos:

Módulos en Roadmap

Los siguientes módulos están en la visión de Albus y se irán liberando en los próximos años:

• Pathway Planning – Herramienta de simulación y planificación de trayectoria académica multi-período (en desarrollo)
• Control de Asistencia – Registro y seguimiento de asistencia integrado con el módulo de Evaluaciones (en desarrollo)
• Certificados – Central de emisión de certificados oficiales: alumno regular, título, expediente académico, participación en eventos (2027–2029)
• Case Center – Portal de gestión de casos de soporte estudiantil con seguimiento de solicitudes (2027–2029)